メリットが沢山!!貸会議室で行うシンポジウムの良さとは?!

近頃は、貸会議室を利用する人が増えている事を知っていますか?会社や企業を始め、個人的な活用の場としても利用されるシーンは多くなっています。活躍の場が年々高まる貸会議室ですが、一体利用する良さとはどんな所にあるのでしょうか。今回は貸会議室で行われるシンポジウムを例に挙げて、貸会議室を活用する魅力について迫っていきたいと思います。

01.そもそも貸会議室ってどんなサービス?

10人程度の会議室

「貸会議室」と言う言葉は聞いた事があっても、そのサービスが一体どんなものであるのか良く分からないと言う方もいると思います。なので、まずは貸会議室のサービス内容について確認していき、どんなサービスがあるのか把握しましょう。

02.貸会議室って?

椅子とテーブル

貸会議室とは自分が希望する一定時間、会議室をレンタルしてくれるサービスの事です。会議室だけでは無く、基本的に机と椅子は無料で利用可能になっていたり備品類が豊富に揃っているので、お手軽に色々な催しを行う事が出来、利用目的に沿った最適な環境を用意する事が可能となっています。また、大体30分~1時間単位で会議室をレンタルする事が出来る為、利用者の気軽に貸会議室を活用する事が出来ます。最近では、会社や企業では自社のオフィス面積を小さくして、維持費削減を図る所が増えた事もあり、多くの会社や企業では貸会議室の利用が高まっています。

03.貸会議室の便利なサービスについて!

扇型に並べられた椅子

貸会議室をレンタルすると、色々と便利なサービスが用意されている事を知っていますか?空間提供の他に、利用者にとって便利で助かるサービスが沢山あるのです。ここでは、そんな貸会議室の便利なサービスをシンポジウム開催を例にしながら具体的にご紹介したいと思います。

受付代行

シンポジウム開催にあたって貸会議室を使用する際、オプションで受付代行を検討する事も可能です。受付作業を行った事のある方はお分かりかも知れませんが、受付は以外に大変で手際良く対応していかなくてはなりません。

例えば、「シンポジウムに参加する方の名前を名簿リストから探して資料を渡す」「参加費を徴収する際の金銭授受対応」等の対応に慣れていないと、一人一人の対応に時間が掛かってしまいます。気付くと受付待ちをしている人が何人も待っている状態になる事もあり得ます。外部から来場者が来場合は、尚更、不手際は避けたいものです。そのような時には、現場慣れしている貸会議室会社のスタッフが受付代行を手際良く行ってくれます。

備品類のレンタル

貸会議室では、会議やミーティング、イベント等に必要となる様々な備品を用意しています。勿論、シンポジウムの為に使用したい備品も揃っています。

例えば、「スライド資料を映す為のプロジェクターやスクリーン」や「司会者専用マイク」。また、「参加者用としてワイヤレスマイクの用意」、「音響スピーカー」等、シンポジウムでも使用したい便利な機材が充実しています。一般的な会社や企業の会議室では揃っていないような機材もあったりするので、備品のサービスを上手く利用する事で普段よりも質の高いシンポジウムを行う事も可能です。また、機材の設定が上手く出来なかったり、機材の接続トラブルが発生した場合時でも、対応に慣れたスタッフが迅速に対応してくれるので安心です。

会議室のレイアウトを考えてくれる

シンポジウムを円滑に進行していく為にも会議室のレイアウトは大切です。貸会議室会社では、会社専属のカンファレンスコーディネーターが常駐している所があります。カンファレンスコーディネーターは、利用者に対して貸会議室のレイアウト提案を行ってくれます。会場セッティングに困っても、シンポジウムに適していないレイアウト、目的に適さないレイアウトを避けて、主催者にとっても参加者にとっても快適なレイアウトを提案してくれます。

  • 一つ一つの席にゆとりを設けたい
  • 会場内の動線について
  • 参加者全員にスクリーンが見えるようにしたい
  • 参加者からの発言が引き出し易い空間

上記のような相談にもしっかりカンファレンスコーディネーターは応えてくれます。なので、レイアウトを考える際も一人で悩む心配が無く、経験豊かなカンファレンスコーディネーターのアドバイスを参考にしながら会場セッティングを進めていく事が出来ます。

資料の事前預かり

シンポジウムを行う際、参加者に向けて要している資料や配布物がある事があります。用意する物が多い場合は尚更ですが、シンポジウム当日にそれらを会場まで運搬するとなると、バタバタして手落ちが発生する事も考えられます。出来る事なら前以ってスタンバイしておきたいものです。

貸会議室会社では配布資料等の事前預かりを受け付けています。宅急便で貸会議室会社宛てに、シンポジウム当日に使用する資料を送れば会社で預かってもらう事が出来ます。自分達で運搬する手間を省く事が出来、余裕を持ってシンポジウムの準備を進めていく事が出来ます。

ケータリング

シンポジウムで参加者に向けて軽食を用意したい場合、貸会議室会社でケータリングサービスを活用して食べ物や飲み物を手配してもらう事が出来ます。

殆どの場合、貸会議室運営会社と提携を結んでいる飲食店が幾つかあります。その為、カンファレンスコーディネーターから提携店に希望の軽食やお弁当等を依頼してくれます。自分達で軽食を用意しようと思うと、お店を探すのに時間が掛かってしまったり、依頼したお店がケータリングサービスに不慣れな場合、スムーズに作業が進んでいかない場合もあります。しかし、貸会議室会社と提携している飲食店であれば対応にも慣れており安心して依頼する事が出来ます。

04.貸会議室は立地が良い!

東京の街

貸会議室を利用するサービスの充実性については色々お分かり頂けたかと思います。しかし、その他にもシンポジウム会場に貸会議室を利用する理由があります。それは、貸会議室の立地の良さにあります。では、立地が良い事がどんなメリットに繋がっているのか見ていきたいと思います。

アクセスが便利

貸会議室はアクセスに困る事の無い主要ターミナルに多く会議室を構えています。地方からの来場者にとっても利便性の高い駅に会場がある事で、来場者や主催者にとっても移動時間が掛からず、負担になりません。目的や来場者を考慮した場所をレンタルする事が出来るので、交通アクセスに困る事がありません。

周辺環境が整っている

貸会議室は立地が良い場所にあるので、自ずと周辺環境もしっかり整えています。飲食店、コンビニ、ビジネスホテル等、様々な来場者のニーズに対応出来る環境になっています。休憩中に外に出てゆっくりする事も出来ますし、遠方から来場している人も会場周辺に宿泊する事が出来ます。

05.まとめ

大阪の街

貸会議室の利用は、利用者の利便性を叶えた便利なツールとして有効活用する事が出来る事がお分かり頂けたかと思います。レンタル料金も明確に提示されており、予算も立てやすくなっています。シンポジウム会場としても有意義で充実した空間を提供する事も可能です。是非、皆さんも貸会議室を便利に利用してみて下さいね。